Helsingin kaupungin Hankintakeskus

Hankintakeskuksen jakelukeskuksessa kuljettajilla on tiedonkeruulaitteet aina matkassa.

Helsingin kaupungin Hankintakeskus pyrkii tarjoamaan asiakkailleen tehokkaita, taloudellisia ja turvallisia kilpailuttamis- ja tuotantopalveluita. Siksipä palvelun laatuunkin panostetaan, ja mikä sen parempaa, jos tuloksena syntyy tehokkaampaa toimintaa ja tiedonkulkua kaikkia osapuolia hyödyntämään.

Hankintakeskuksen logistiikkakeskus tehosti toimintaansa lisäämällä tiedonkeruulaitteet kuljettajien mukaan jakeluun. Hyötyä saadaan eritoten ajansäästön kautta, kun käsialalla kirjoitettuja ajopäiväkirjoja ei enää tarvitse tulkita, eikä niin ikään toimituksen vastaanottajan käsin tehtyä kuittaustakaan.

Hankintakeskuksella on valikoimassaan noin 2800 tuotetta, jotka käsittävät kaikenlaista tarpeellista leikkaussaliveitsistä siivousvälineisiin. Asiakkaina ovat 2300 kaupungin toimipistettä. Mukaan mahtuu niin päiväkoteja kuin sairaaloitakin. Logistiikkakeskuksen kuusi kuljettajaa toimittavat suunnilleen 140 tilausta päivässä, eli 25 tilausta kuljettajaa kohti. Aikaisemmin kuljettajat käyttivät jo aamulla aikaa jakolistojen kirjoittamiseen, ja ajopäiväkirjaa käytettiin tuntien mukaan maksettavan palkan tarkistuksessa. Lisäksi käsin kuitatuista, tavaran vastaanottaneeksi vahvistaneiden käsialasta ei aina saanut selvää, ja epäselvissä tapauksissa tunteja valui paljon hukkaan erilaisissa asiakaspalveluun liittyvissä selvitystöissä.

Tiedonkeruu asiakkaan luona helppoa ja nopeaa

Nyt rahtikirjoissa ovat tilausnumero ja tilaustiedot viivakoodina. Asiakkaan tai tuotteen vastaanottaneen henkilön nimi näpytellään suoraan Dolphin-tiedonkeruulaitteeseen paikan päällä. Tallentuvat tiedot sisältävät kellonajan, päivämäärät, asiakkaan nimen, kuljettajan nimen ja tilausnumeron.

- Tavaran vastaanottotiedot puretaan kaksi kertaa päivässä, jolloin aamun kuljetustiedot ovat saatavilla päivällä ja iltapäivän kuljetustiedot seuraavana aamuna, ja kuljettaja tulostaa itselleen uuden jakolistan lukemalla Dolphinilla kuormakirjojen viivakoodit. Jakolistat kuljettaja tulostaa aamuisin ja iltapäivisin, jolloin saadaan heti tieto siitä, kenen kuljettajan kyydissä tilaus on, kun se on poistunut logistiikkakeskuksesta, kertoo Logistiikkakeskuksen päällikkö Jussi Vepsäläinen.

Ajallisen säästön lisäksi kuljettajien laskujen tarkastaminen on huomattavasti nopeampaa kuin aiemmin. Alpha Managerista pystytään seuraamaan kuljettajien kuljetuksia sekuntien tarkkuudella, joten työajan vääristymiä ei enää tapahdu.

- Työtehokin on kuljettajilla parantunut. Asiakkaan tiedusteluihin pystytään myös vastaamaan huomattavasti nopeammin ja täsmällisemmin, esimerkiksi kenelle tavara on jätetty ja mihin aikaan. Myös sellaisissa tilanteissa, kun asiakas haluaisi lisätä tilaukseensa jotakin, pystytään selvittämään, onko tilaus jo ajossa vai vielä odottamassa toimitusta, Vepsäläinen toteaa tyytyväisenä.