Anjalankosken materiaalilaitos

Anjalankosken materiaalilaitoksen ohjenuorana on virheettömyys, tavaran toimittaminen ajallaan ja mukautuminen asiakkaan tarpeisiin.

Kun uusi materiaalinhallintaohjelma Tietokarin TK-Matha otettiin käyttöön, voitiin samalla unohtaa tilattujen tuotteiden käsin kirjaaminen ja näppäileminen erikseen koneelle.  Nyt hyödynnetään viivakoodia ja Dolphin-tiedonkeruupäätettä, jolla varaston myynti- ja keräilytoiminnot sujuvat nopeammin.  

Anjalankosken materiaalilaitoksen varastossa löytyy tuotteita LVI- ja sähkötarvikkeista aina pesuaineisiin, suojahaalareihin ja pieniin muttereihin saakka. Tuotenimikkeitä on noin 2500 kappaletta ja asiakkaina ovat pääasiassa kaikki kaupungin yksiköt, mutta ulkopuolisillekin myydään.

Varastotilauslomakkeista hyllyn reunasta lukemiseen

– Asiakas tilaa yleensä joko puhelimitse tai tulee henkilökohtaisesti käymään. Siivouspalvelut käyttävät sähköistä osastotilaukset-ohjelmaa, kertoo materiaalipäällikkö Ari Sakki yhdessä materiaalitoimintojenhoitaja Tuula Ovaskan kanssa. Vaikka ulkona riehuu taas yksi talven lumimyrskyistä, sisällä on varsin kotoinen ja leppoisa tunnelma.

– Ennen asiakkaan tilaus kirjattiin varastotilauslomakkeelle ja tuotteet kerättiin asiakkaan tilauksen mukaisesti. Nyt Dolphin-tiedonkeruulaitteella luetaan hyllynreunasta (tai mapista) tuotteen viivakoodi ja syötetään kappalemäärä laitteelle, kertoo Ovaska.

Tarrassa on tuotteen selkokielinen nimi, tuotenumero numeroina sekä viivakoodina. Tuotteiden luovutuksessa vastaanottaja kuittaa tilauksen saaduksi, sisäisten asiakkaiden varastotilauslomakkeisiin haetaan allekirjoitus vastaavan yksikön esimieheltä. 

Nopeaa, tehokasta ja virheetöntä

Varastohenkilökunnan lisäksi keräilyä suorittavat tietyt sähkö- ja putkimiehet, jotka on siihen valtuutettu. Tavaranluovutuksen jälkeen tuotteet puretaan tiedonkeruulaitteesta järjestelmään ja merkitään luovutetuksi.

– Toimivaa järjestelmässämme on muun muassa se, että voimme käyttää työntekijän henkilönumeroa hakijan nimen sijasta. Tiedonkeruupäätteessä TK-Mathan asiakasnumero toimii myös työnumerona, Ovaska selittää.

Tämä auttaa lomaketta täytettäessä, kun siihen merkitään tilaajan henkilötietoja. Sisäiset ostot siirretään materiaaliohjelmalla kaksi kertaa kuukaudessa kirjanpitoon ja laskutukseen. Ulkoisille asiakkaille tulostetaan lasku laskutusohjelmasta ja postitetaan erikseen, sisäisiä asiakkaita laskutetaan sisäisesti. 

– Jatkossa tiedonkeruu nopeuttaa ja tehostaa myös inventointia, ja koska kirjoitus on jäänyt pois, varastotoiminnot ovat nopeutuneet ja myös virheettömiä, Sakki sanoo.

Anjalankoskella on oltu myös tyytyväisiä TK-Matha-ohjelman toimivuuteen. Ovaska mainitsee, että osastotilauksessa ja viivakoodissa on hyvää, että se jää järjestelmässä avoimeen tilaan, ja siihen voi tarvittaessa tehdä lisäyksiä tai poistaa tuotteita asiakkaiden tarpeiden mukaan. Muutoinkin molemmat painottavat eri osapuolten kommunikoinnin sujuvuutta ja hyvän yhteistyön merkitystä tällaisen projektin onnistumisessa.