Varovan lastaus- ja purkukirjaukset napin painalluksella tietojärjestelmään

KUVA: Varovan kuva-arkisto

Vienti- ja tuontiyrityksiä palveleva Varova Oy auttaa asiakkaitaan menestymään kansainvälisessä kaupassa tarjoamalla korkealaatuisia logistiikkaratkaisuja asiakkaiden tarpeiden mukaisesti. Terminaalissa käy kuhina, kun lähetykset laitetaan eteenpäin maailmalle.

Yksikin virhe logistiikkaketjussa saattaa aiheuttaa toimituksen viivästymisen ja edelleen tyytymättömyyttä asiakkaan päässä. Asiakastyytyväisyyden ollessa yksi Varovan tärkeimmistä arvoista on selvää, että virheitä vältetään kaikin keinoin.

Lastaus- ja purkukirjaukset napin painalluksella tietojärjestelmään

Kierroksemme Varova Oy:n Vuosaaren terminaalissa on mielenkiintoinen. Sieltä käsin johdetaan globaaleja logistiikkaketjuja kaikkialle maailmaan. Oppaanamme toimi Varovan logistiikkapäällikkö Kari Hyttinen, jonka tehtävänä on valvoa, että kaikki sujuu moitteetta.

Terminaalityöntekijän vastuualueena on lastiyksiköiden purku ja lastaus sekä lähetysten lajittelu. Tehtäviin kuuluu myös lähetysten luovuttamista ja vastaanottamista sekä epäselvien lähetysten käsittelyä. Päivän aikana tehdään useita kuormatarkastuksia, joilla varmistetaan, että yksikön sisältö vastaa järjestelmään luettua ennakkotietoa (EDI-sanoma).

– Rahdituspainojen tarkistus, virheiden korjaus ja lähetysten kunnon tarkastaminen ovat tyypillisiä kuormatarkastuksen tehtäviä. Mahdolliset vauriot ja muut huomiot kirjataan saman tien ylös. Aikaa säästyy, kun kaikki tarvittavat kirjaukset tehdään tapahtumahetkellä, Hyttinen kertoo.

Varovalla on ollut käytössään jo lähes kymmenen vuoden ajan Finn-ID:n toimittama tiedonkeruun kokonaisuus. Sovelluksella hallitaan vienti- ja tuontilähetysten purkua sekä lastausta. – Mobiili on tullut jäädäkseen ja helpottaa olennaisesti terminaalityöntekijän arkea. Lastauksen tai purun kohteena olevan puoliperävaunun rekisterinumero syötetään päätteelle ja näyttö kertoo lastin sisällön. Listasta voidaan myös valita lastattava yksikkö, esimerkiksi perävaunu. Tarkistusvaiheen jälkeen työ kuitataan järjestelmään suoritetuksi, Hyttinen jatkaa.

Kehittynyt teknologia nopeuttaa työtä

Paperi-kynä -menetelmään verrattuna muutosprosentit ovat suuria. Päätteen avulla tieto kulkeutuu huomattavasti nopeammin eteenpäin. Aikaisemmin tallentaja vei tiedon järjestelmään - jopa tuntien viiveellä tapahtumasta. – Kuormatarkastuksen jälkeen terminaalityöntekijä painaa nappia ja tieto siirtyy eteenpäin. Toimiston väki hoitaa siitä eteenpäin laskutukseen liittyvät toiminnot, Hyttinen kertoo.

– Tavoitteena oli tehostaa ja nopeuttaa yksiköiden käsittelyä, joten nopeutuminen ihan ehdottomasti, vastaa Hyttinen kysyttäessä, mikä ratkaisussa on parasta. Työajan säästöjen, virheiden vähentymisen ja parantuneen työergonomian lisäksi on seurannut muutakin hyvää. – Tällainen työtapa mahdollistaa enemmän vastuuta työntekijälle, Hyttinen mainitsee.

– Ulkoinen asiakaspaine ja halumme tehdä asiat paremmin ajoi meitä eniten uudenlaiseen työmenetelmään, Hyttinen jatkaa.

Osana ratkaisuun kuuluvat myös standardinmukaiset kolli- ja lavamerkinnät, jotka saadaan suoraan järjestelmästä. Tavaraeriin laitetaan asianmukaiset merkinnät. – Tässäkin vaiheessa voi vielä varmistaa, että kaikki täsmää. Päivämäärämerkinnät ja eränumerot ovat joidenkin kuljetusten kohdalla erittäin tärkeitä, Hyttinen kertoo.

Yliheitto sujui mallikkaasti

Käytössä olleen laitekannan päivittäminen tuli ajankohtaiseksi vuoden 2014 keväällä. – Ratkaisun jatkuvuus turvattiin ottamalla käyttöön uuden sukupolven mobiilipäätteet, joihin konvertoitiin käytössä ollut mobiilisovellus. Oikein ajoitetulla sukupolven vaihdoksella taattiin toiminnan jatkuvuus ja vältettiin tuotantohäiriöt terminaalin purku- ja lastaustöissä, Finn-ID:n asiakasryhmäpäällikkö Lauri Vornanen kommentoi.

– Ominaisuuksia voidaan lisätä myös matkan varrella. Jatkokehitystä onkin tapahtunut ja tarpeellisia muutoksia tehty ajan mittaan, Hyttinen lisää ja kiittelee, että ”yliheitto” sujui mallikkaasti.

Varovan tapauksessa laitteet altistuvat erityisesti kylmälle säälle, kosteudelle ja pölylle. – Tästä syystä valitsimme ammattikäyttöön suunnitellun päätteen, joka on jämäkkä eikä säikähdä koviakaan olosuhteita. 150 - 200 viikoittaista lastaus- tai purkutapahtumaa edellyttää, että myös laite pysyy vauhdissa mukana. Olemme tyytyväisiä päivitetyn ratkaisun paremmista tiedonsiirto-ominaisuuksista, Hyttinen sanoo.

Mikäli komentokeskukseen ei kantaudu mitään, asiat ovat yleensä hyvin. – Olemme me vuosien aikana Finn-ID:n huoltopalveluakin käyttäneet ja palvelu on pelannut hyvin. Tietysti harmittaa, jos laite on muutaman päivän pois käytöstä, mutta ennakkosuunnittelu auttaa tässäkin ja huollon voi teetättää ennen pahimpia sesonkeja.

Yksikin virhe vaarantaa logistiikkaketjun sujuvuuden

Virhe omassa työvaiheessa seuraa mukana läpi logistiikkaketjun ja hidastaa toimituksen kulkua. Terminaalissa tehty virhe kertautuu pahimmillaan rahtikirjaan ja siitä eteenpäin laskulle. Tästä taas asiakas närkästyy, syystäkin. – Mobiilin myötä yksiköiden tarkistaminen on huomattavasti helpompaa ja kattavampaa. On tärkeää, että tässä työvaiheessa kaikki tehdään oikein, se varmistaa toimituksen oikeellisuuden. Näkyyhän tämä tuloksissakin; virheiden määrä on vähentynyt dramaattisesti ja työn suorittaminen nopeutunut huomattavasti.

Varova kuuluu kansainväliseen System Alliance Europe -ketjuun. – Kun suurin osa toimijoista tekee asiat samalla tavalla, homma toimii hyvin. Viivakoodijärjestelmä tuo kurinalaisuutta ja yhtenäistää toimintaa. Eniten epäselvyyksiä aiheuttavat lähetykset, jotka saapuvat Italiasta tai Englannista, Hyttinen tietää.

Järjestelmään saadaan tieto myös siitä, kun terminaalista lähtenyt kuljetus on saapunut määränpäähänsä. Tähän on hyvä päättää.

Teidän tarinanne?
Yhteydenottolomake09 3510 1555
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. Chat