Lähetys- ja pakkausetikettien tulostus voidaan automatisoida yhdistämällä tulostusohjelmisto suoraan yrityksen toiminnanohjaus- tai varastonhallintajärjestelmään, jolloin etiketit syntyvät ja tulostuvat oikeaan aikaan ilman manuaalisia työvaiheita. Automaatio soveltuu kaikenkokoisille yrityksille, mutta hyöty on suurin siellä, missä etikettejä tulostetaan päivittäin suuria määriä tai missä manuaaliset virheet aiheuttavat toistuvia ongelmia. Alla käymme läpi automaation käytännön toiminnan, tarvittavat laitteet ja sen, mistä kannattaa aloittaa.
Mitä hyötyjä automaattisesta etikettitulostuksesta on?
Automaattinen etikettitulostus poistaa manuaaliset työvaiheet, vähentää inhimillisiä virheitä ja nopeuttaa pakkaus- sekä lähetysprosessia merkittävästi. Kun etiketit syntyvät suoraan järjestelmätietojen pohjalta, virheellisten osoitteiden tai väärän tuotetiedon riski pienenee huomattavasti ja henkilöstö vapautuu arvoa tuottavampiin tehtäviin.
Käytännön hyödyt näkyvät usealla tasolla. Läpimenoaika pakkauksesta lähetykseen lyhenee, koska etiketti on valmis juuri silloin kun sitä tarvitaan. Virheellisten toimitusten määrä vähenee, mikä tarkoittaa vähemmän reklamaatioita ja palautuksia. Lisäksi tulostusprosessi skaalautuu kysynnän mukaan ilman lisäresursseja: sesonkihuippujenkin aikana järjestelmä toimii samalla tarkkuudella kuin hiljaisempina aikoina.
Pitkällä aikavälillä automaatio myös parantaa datan laatua, sillä etiketin tiedot haetaan suoraan järjestelmästä eikä niitä syötetä käsin. Tämä tukee koko toimitusketjun jäljitettävyyttä ja raportointia.
Miten automaattinen etikettitulostus käytännössä toimii?
Automaattinen etikettitulostus toimii siten, että tulostusohjelmisto vastaanottaa tiedon esimerkiksi tilauksesta tai lähetyksestä suoraan taustajärjestelmästä, muodostaa oikean etiketin mallipohjasta ja lähettää sen tulostimelle ilman käyttäjän toimenpiteitä. Koko ketju voi käynnistyä automaattisesti esimerkiksi tilauksen vahvistumisesta tai keräilyn valmistumisesta.
Prosessi rakentuu tyypillisesti kolmesta osasta: tietolähde, tulostusohjelmisto ja tulostin. Tietolähde voi olla toiminnanohjausjärjestelmä, verkkokauppa-alusta tai varastonhallintajärjestelmä. Tulostusohjelmisto noutaa tiedot, täyttää etikettipohjaan oikeat kentät kuten vastaanottajan nimen, osoitteen ja viivakoodin ja ohjaa tulostuksen oikealle tulostimelle. Tulostin voi sijaita pakkauspöydän vieressä, lähettämössä tai useassa eri pisteessä samanaikaisesti.
Kehittyneemmissä toteutuksissa tulostus voidaan käynnistää myös viivakoodin lukemisella tai kuljettimen anturilla, jolloin oikea etiketti tulostuu automaattisesti juuri sillä hetkellä kun tuote saapuu pakkauspisteeseensä.
Mihin järjestelmiin etikettitulostus voidaan integroida?
Etikettitulostus voidaan integroida käytännössä kaikkiin yleisiin yrityksen tietojärjestelmiin: toiminnanohjausjärjestelmiin kuten SAP tai Microsoft Dynamics, varastonhallintajärjestelmiin, verkkokauppa-alustoihin sekä kuljetusyhtiöiden omiin järjestelmiin. Integraatio toteutetaan yleensä rajapintojen tai valmiiden liitännäisten avulla.
Hyvä tulostusohjelmisto tukee laajaa kirjoa eri järjestelmiä ja tietolähteitä. Esimerkiksi BarTender-tulostusohjelmisto, jonka Platinum Partnerina Finn-ID toimii Suomessa, tarjoaa valmiit integraatiot useisiin yleisiin ERP- ja WMS-järjestelmiin sekä tuen tiedon hakemiseen suoraan tietokannoista, XML-tiedostoista ja REST-rajapinnoista. Tämä tekee integraatiosta joustavan riippumatta siitä, mitä taustajärjestelmää yritys käyttää.
Kuljetusyhtiöiden integraatiot ovat erityisen arvokkaita lähetysetikettien automatisoinnissa, sillä ne mahdollistavat suoran yhteyden esimerkiksi Postin, DHL:n tai DB Schenkerin järjestelmiin. Tällöin lähetysnumero ja viivakoodit syntyvät automaattisesti ilman erillistä kirjautumista kuljetusyhtiön portaaliin.
Millaisia laitteita automaattiseen etikettitulostukseen tarvitaan?
Automaattiseen etikettitulostukseen tarvitaan lähtökohtaisesti kolme asiaa: tarratulostin, tulostusohjelmisto ja yhteys tietolähteeseen. Laitteiden tarkempi valinta riippuu tulostusvolyymeista, etikettien koosta ja käyttöympäristöstä.
Tarratulostimen valinta
Teolliseen ja logistiseen käyttöön soveltuvat parhaiten lämpösiirtotulostimet tai suoralämpötulostimet, jotka tulostavat nopeasti, kestävät kovaa käyttöä ja tarjoavat pitkän käyttöiän. Pienempiin volyymeihin voidaan käyttää toimistoympäristöön sopivia laitteita, mutta suurissa lähettämöissä teolliset tulostimet ovat lähes aina parempi valinta kestävyytensä ja nopeutensa ansiosta.
Ohjelmisto ja liitännät
Tulostusohjelmisto on automaation ydin. Sen tehtävä on hallita etikettipohjia, hakea tiedot oikeasta lähteestä ja ohjata tulostus oikeaan laitteeseen oikeaan aikaan. Lisäksi tarvitaan verkkoyhteys tai muu tiedonsiirtotapa tulostimen ja järjestelmän välille. Monissa toteutuksissa tulostimia ohjataan verkon yli, jolloin yhdestä järjestelmästä voidaan hallita useita tulostimia eri puolilla varastoa tai tuotantolaitosta.
Sopiiko etikettitulostuksen automatisointi kaikille yrityksille?
Etikettitulostuksen automatisointi sopii lähes kaikille yrityksille, jotka tulostavat etikettejä säännöllisesti, mutta hyöty on suurin siellä, missä volyymi on korkea, virheet ovat toistuva ongelma tai manuaalinen prosessi hidastaa toimituksia. Pienillekin toimijoille automatisointi voi olla kannattavaa, jos se vapauttaa henkilöstöä muihin tehtäviin.
Käytännössä automatisointi on erityisen arvokasta seuraavissa tilanteissa:
- Päivittäinen lähetysmäärä vaihtelee kymmenistä satoihin paketteihin
- Tuotekirjo on laaja ja etiketin sisältö vaihtelee paljon
- Yrityksellä on useita pakkauspisteitä tai toimipisteitä
- Manuaaliset virheet aiheuttavat toistuvasti reklamaatioita tai uudelleentoimituksia
- Sesonkivaihtelut kuormittavat pakkaushenkilöstöä
Pienyritys, joka lähettää muutaman paketin viikossa, voi selvitä myös yksinkertaisemmilla ratkaisuilla. Mutta jo muutaman kymmenen päivittäisen lähetyksen kohdalla automaation tuoma ajansäästö alkaa näkyä selvästi.
Mistä etikettitulostuksen automatisointi kannattaa aloittaa?
Etikettitulostuksen automatisointi kannattaa aloittaa kartoittamalla nykyinen prosessi: missä vaiheessa etiketit tulostetaan, mistä tieto tulee, kuinka usein virheitä tapahtuu ja mitkä työvaiheet vievät eniten aikaa. Tämän pohjalta on helpompi valita oikea ohjelmisto ja integraatiotapa.
Käytännön aloitusaskeleet ovat:
- Prosessin kuvaus: Selvitä, missä kohtaa toimitusketjua etiketti tarvitaan ja mistä järjestelmästä tieto on saatavilla.
- Ohjelmiston valinta: Valitse tulostusohjelmisto, joka integroituu olemassa oleviin järjestelmiisi ja skaalautuu tulevaisuuden tarpeisiin.
- Laitevalinta: Varmista, että käytössä olevat tai hankittavat tulostimet sopivat valittuun ohjelmistoon ja käyttöympäristöön.
- Pilotointi: Aloita yhdestä pakkauspisteestä tai tuotetyypistä ja laajenna onnistuneen pilotin jälkeen.
- Koulutus ja ylläpito: Varmista, että henkilöstö osaa käyttää järjestelmää ja että ylläpito on suunniteltu.
Finn-ID auttaa koko prosessin läpi laitteiston valinnasta integraatioihin ja käyttöönottoon. BarTenderin Platinum Partnerina Finn-ID:llä on syvä osaaminen tulostusohjelmiston konfiguroinnista ja räätälöinnistä erilaisiin toimintaympäristöihin, ja yritys järjestää myös BarTender-valmennuksia niille, jotka haluavat hyödyntää ohjelmiston mahdollisuudet täysimääräisesti. Automatisoinnin ei tarvitse tapahtua kerralla: pienikin askel manuaalisesta tulostuksesta kohti automaatiota tuo konkreettisia hyötyjä nopeasti. Lisätietoja saa ottamalla yhteyttä Finn-ID:n asiantuntijoihin, jotka auttavat löytämään sopivimman ratkaisun juuri teidän tarpeisiinne. Lisäksi tuotteiden ja pakkausten merkintäratkaisut tarjoavat laajan valikoiman vaihtoehtoja erilaisiin tunnistus- ja merkintätarpeisiin.
