Valtiovarainministeriö

Valtiovarainministeriön käyttöomaisuusratkaisulla yksi tekee viiden hengen työt.

Valtiovarainministeriöstä tulee ehkä ensimmäisenä mieleen verokarhu ja Valtion tulo- ja menoarvioksi kutsuttu paksu keltainen kirja. Ministeriön tehtävät liittyvät tavalla tai toisella maamme varallisuuden hallintaan. Tarkastaja Markku Tynkkysen vastuulle puolestaan kuuluu kyseisen ministeriön koko käyttöomaisuuden valvonta. Tällä hetkellä vielä viidessä eri osoitteessa toimivat ministeriön osastot muuttavat syksyllä 2012 kahden katon alle. Niiden kalustokirjanpidosta löytyy varovaisen arvion mukaan jopa 15 000 nimikettä. Massiivinen materiaalimäärä pysyy hallinnassa mobiilipohjaisella käyttöomaisuuden seurantaratkaisulla.

Tehtävä käyttöomaisuuden seurannasta on ministeriön taloussääntöjen määrittämä.

– Kalustokirjanpitoon merkitään kaikki yli 200 euroa maksaneet laitteet, huonekalut ja arvoesineet. Arvokkaimmat esineet ovat antiikkia, joten kalleimpien yksittäisten tavaroiden hintalappuun tulee useampi nolla perään, Tynkkynen kertoo.

Kovatöinen merkintäprosessi kannatti

Valtiovarainministeriö modernisoi käyttöomaisuuden hallintansa jo 1999.

– Jokainen yksittäinen nimike merkittiin Valtiovarainministeriön omalla yksilöivällä viivakooditarralla ja tuotteiden tunnistetiedot vietiin kalustonhallintajärjestelmään. Ihan yhdessä päivässä yli 10 000 tavaran merkkaaminen ei tapahtunut, mutta parin viikon puristus kannatti ehdottomasti, Tynkkynen toteaa niille, jotka kauhistelevat kertarysäyksenä tapahtuvaa suurta työmäärää.

Yli kymmenen vuotta sitten omaisuuden merkinnän taustalla oli atk-pohjainen järjestelmä, josta tulostettiin tarra. – Aina kun tavara liikkui paikasta toiseen, lappu piti tulostaa uusiksi ja sen jälkeen tieto uudesta sijainnista käytiin naputtelemassa päätteelle. Todella työlästä ja hankalaa, hän kuvailee vanhaa toimintatapaa.

Onneksi enää ei voi sanoa samaa.

– Yksittäisten esineiden ja laitteiden lisäksi myös huoneet ja kaapit on merkitty viivakoodilla varustetuin ovitarroin. Tarramateriaalina käytetään kestävyydeltään ja liimamateriaaliltaan käyttöön käyttöolosuhteisiin soveltuvaa arvokilpimateriaalia. Automaattista tunnistusta hyödyntäen kunkin nimikkeen sijaintitieto on aina helposti todennettavissa järjestelmästä. Tavaran siirtyessä paikasta toiseen tieto saadaan mobiilipäätteestä telakointiaseman kautta järjestelmään helposti, eikä ylimääräisiä manuaalisia kirjausvaiheita tarvita, Tynkkynen luettelee ratkaisun etuja.

Valtiovarainministeriön käyttöomaisuuden inventointi suoritetaan kolmen vuoden välein. – Ennen seurantaratkaisun käyttöönottoa tehtävään valjastettiin neljästä viiteen ihmistä. Mobiiliratkaisun avulla yksi henkilö tekee nyt työn samassa ajassa, hän toteaa.

Seuraava suurinventointi tapahtuu kuluvan vuoden aikana ennen Mariankadun remonttia. Alkava projekti ei näytä aiheuttavan pienintäkään ahdistusta Tynkkyselle, joka vastikään päivitti päätteet uusiin pienempikokoisiin ja selkeällä näytöllä varustettuihin versioihin. – Ratkaisun hankintaa ei ole tarvinnut katua päivääkään. Mahdoton ajatuskin, että sitä ei olisi olemassa.