Tampereen ammattikorkeakoulu

TAMK:in kalustonhallinta ja AV-varaston toiminnot tehokkaiksi.

Tampereen ammattikorkeakoulun Taiteen ja viestinnän laitoksen AV-varasto on arvokas paikka. Ulkoisista, normaalin varastomaisista puitteista ei heti aavistaisi, miten kallisarvoista tavaraa hyllyillä odottaa lainaajaansa: valokuva- ja elokuvakameroita, kuvausratoja, valaisimia ja videoita. Varaston portinvartija Matti Kudjoi onkin tyytyväinen opiskelutyönä räätälöityyn AVdb-kalustonhallintajärjestelmään ja viivakoodiin. Niiden avulla lainaus- ja palautustoiminnot ovat nopeutuneet ja palautukset täsmällistyneet. 

Hyväntuulinen Matti Kudjoi naurahtaa, etteivät opiskelijat aina ymmärrä, miten arvokas lasti heillä onkaan autossaan, kun he lähtevät vaikkapa kuvaamaan aineistoa oppilastyötään varten.

– Aiemmin jokainen tuotenumero jouduttiin näppäilemään järjestelmään erikseen, nyt oppilaalle voi parhaassa tapauksessa antaa tiedonkeruulaitteen käteen, ja hän kerää sen kanssa viivakoodin avulla tiedot lainaamistaan välineistä, selittää Kudjoi.

Järjestelmään on syötetty tiedot kaikista Taiteen ja viestinnän laitoksen AV-välineistä, myös niistä, jotka on sijoitettu opetusluokkiin. Järjestelmässä onkin yli kaksi tuhatta nimikettä. Uusien tuotteiden tullessa järjestelmä tarjoaa automaattisesti vapaana olevaa numeroa uudelle laitteelle.

– Halutessaan lainata varaston tavaroita opiskelija kirjautuu järjestelmään ja tekee laitteelle varauksen. Järjestelmä ei anna samaa tuotetta lainattavaksi uudelleen eli päällekkäisyyttä ei tapahdu. Paria päivää ennen palautuspäivämäärää opiskelijalle lähtee sähköpostimuistutus asiasta. Myöhästyminen voi aiheuttaa lainauskiellon, joten oppilaat huolehtivat yleensä tavarat ajoissa takaisin, kuvailee Kudjoi toimintatapaa. 

Nopeutta varastotoimintoihin ja inventointiin

Itse AV-varaston tavarat on merkitty kulutusta kestävällä kalustotarralla, jossa lukee laitoksen yhteystiedot, laitenumero viivakoodina, puhelinnumero sekä laitteen tai tavaran selkokielinen nimi. Tarroja tulostetaan tarvittaessa lisää Datamaxin E-4203 –kirjoittimella. Käytössä on myös Codesoft-etiketinsuunnitteluohjelma tarrojen suunnittelua, tulostusta ja muokkausta varten. Keräilyn yhteydessä Dolphin-tiedonkeruulaitteella luetaan tuotteen viivakoodi, jonka jälkeen kerätyt tiedot puretaan järjestelmään lataus- ja purkuaseman kautta.

– Tiedonkeruulaite on nopeuttanut varastotoimintoja ja lisäksi se on suurena apuna inventoinnissa. Tarratkin ovat kestäneet hyvin kulutusta, vaikka esimerkiksi valopuolen lamput ovat kovalla koetuksella vaihtelevissa sääolosuhteissa, Kudjoi kertoo tyytyväisenä.