Stakes

Stakesin käyttöomaisuusrekisteri hyvin hallinnassa.

Kun Stakes vuonna 2002 muutti uusiin toimitiloihin, suurin osa sen kalusteista uusittiin. Uudet toimitilat Sörnäisissä ovat valoisat, modernit ja avoimet runsaiden lasipintojen ansiosta – ja useassa kerroksessa. Stakes työllistääkin ajaa 500 ihmistä, ja tutkimustoiminta suuntautuu monelle eri yhteiskunnan osa-alueelle sosiaalisista palveluista ja hyvinvoinnista ulkomaanalueiden ja kehitysalueiden projekteihin. Käyttöomaisuusrekisterin piiriin kirjataan kaikki arvoltaan n. 100 euroa ylittävät tavarat, joita on runsaasti aina toimistopöydistä ja tuoleista atk-kalusteisiin.

Stakesin taloushallinnon tarkastaja ja taloushallinnon järjestelmien pääkäyttäjä Tiina Seppelin ja taloussuunnittelija Satu Seikkula kertovat järjestelmästään, jossa pienellä DMX-tarratulostimella huoneen nurkassa tulostetaan niin sanotut arvokilpitarrat kalusteiden merkkausta varten.

- Tarrassa on esineen kuvaus, esineen numero sekä omistaja eli Stakes. Tarrassa oleva esineen numero vastaa esineen numeroa myös Raindance-ohjelmassa käyttöomaisuusrekisterissä. Tietyt kalusteet on sidottu omiin huoneisiinsa. Muuton yhteydessä uusien kalusteiden tullessa lähetyslistojen tiedot siirrettiin Excel-taulukkolaskentaohjelmaan, koska uusia esineitä oli niin runsaasti, naiset tarkentavat.

Inventointi ei voisi olla helpompaa

Nyt uusien esineiden tarrat tulostetaan Excelistä, ja viedään Raindancen käyttöomaisuusrekisteriin ostolaskun tallennuksen yhteydessä. Inventointia ja rekisterin ylläpitoa varten hankittiin kannettava Dolphin 7200-tiedonkeruulaite, jolla inventoidessa luetaan kunkin huoneen ovenpielestä huoneennumeron sisältämä viivakoodi ja kalusteiden ynnä muiden tarvikkeiden etiketin viivakoodit.

Inventoinnissa hyödynnetään WM-Datan tekemää lisäohjelmaa, jonka avulla käyttöomaisuusrekisteri luetaan Exceliin ja luodaan Dolphinille tiedosto inventointia varten.

- Käyttömaisuusrekisteri pysyy ajantasaisena helposti ja tiedetään tarkasti, missä mitäkin tavaraa on, Seikkula ja Seppelin kuvailevat.

Inventointi suoritetaan joka toinen vuosi, mutta uusia esineitä tulee kirjattavaksi jatkuvasti. Itse viivakoodi on tullut tutuksi myös laskunkäsittelyn yhteydessä, sillä taloushallinnon yksikössä on käytössä myös IT 3800-viivakoodilukijoita laskun maksun helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi.