Seinäjoen keskussairaala

209_Seinajoen_keskussairaala_008_700.jpg

Seinäjoen keskussairaalan komia osastotilausratkaisu mahdollistaa hoitajien tekemät tilaukset nopeasti ja joustavasti

Hoito- ja varastohenkilökunnan yhteisistä intresseistä liikkeelle lähtenyt osastotilausjärjestelmän uudistus saa eteläpohjalaisilta runsaasti kiitosta.

– Viitisen vuotta sitten eräs osastonhoitajamme kysyi, miten tarviketilausten tekoa keskusvarastolta osastoille voitaisiin helpottaa, jotta kiireistä työaikaa saadaan jaettua enemmän potilaiden eduksi. Siitä se ajatus sitten lähti, projektia käynnistänyt varastonhoitaja Seija Kiili alustaa.

– Mobiili osastotilausratkaisu helpottaa työntekoa nyt keskussairaalan 11 suurimman osaston lisäksi keskusvarastolla sekä Ähtärin sairaalassa, varastopäällikkö Juha Kokko kuvaa hankkeen kannattavuutta.  

– Projekti aloitettiin suurimmasta osastostamme, leikkaussalista, Kiili kertoo.

– Aluksi muutoksen laajuus vähän jännitti, mutta onnistuneen hankkeen hyödyt olivat nopeasti todettavissa.  Muutaman viikon käyttökokemuksen jälkeen leikkaussalin osastonhoitaja oli sitä mieltä että eivät aio palata vanhaan tapaan, sillä mobiilipäätteillä tehdyt tilaukset poistavat ylimääräisiä työvaiheita ja vapauttavat aikaa hoitotyöhön, hän hymyilee tyytyväisenä.  

Täsmälliset tilaukset säästävät työaikaa 

Keskussairaalan varastolla on noin 3000 varastoitavaa vakionimikettä. Näiden lisäksi osastojen tarpeiden mukaisesti tilataan suoratoimitusnimikkeitä, joita löytyy toiset 3000. Suoratoimitusnimikkeiden takaa löytyy useita – parhaimmillaan jopa sata – erillistä tuotetta. Modernin osastotilausratkaisun ansiosta koko hoitohenkilökunta voi täydentää osastojen varastoja.

– Mobiili tilausratkaisu on meille merkittävä etu. Jos näin isossa sairaalassa olisi kiertävä osastotilauksia kartoittava henkilö(keskusvarastonhoitaja), työmäärä olisi aivan liian suuri tällä hetkellä oleviin henkilöstöresursseihin nähden, Kiili pohtii.  

– Aiemmin tilaus tehtiin sähköiseen osastotilausjärjestelmään yksilöityjä tilauspohjia hyödyntäen määrät lisäämällä. Tämä työvaihe nyt poistuu. Vapaatekstikenttää käytettäessä varastolle jäi joskus epäselväksi, mitä tuotetta osastolla tarkalleen tarvitaan. Nyt hoitohenkilökunta pystyy tekemään tilaukset päätteillä nopeasti, mutta myös erittäin tarkasti työnsä ohessa, sillä viivakoodi yksilöi tuotteet täsmällisesti. Tilaus siirtyy päätteestä osastotilausjärjestelmään, jossa tilaajalla on mahdollisuus vielä muokata, lisätä tai poistaa tilauksen rivejä. Vasta hyväksymisen jälkeen se siirtyy toiminnanohjausjärjestelmään. Ylimääräinen tietokoneen naputteluvaihe jää siis kokonaan pois. Tilaukset tulevat keskusvarastolle selkeässä muodossa, mikä puolestaan helpottaa ja nopeuttaa tarvikkeiden keräilyä. Lisäksi tilaukset tulevat kerralla oikein, jolloin vältytään tuotteiden palautusrumbalta, Kokko jatkaa. 

Osastovarastojen hyllynreunakorteista ilmenee (varasto)huoneennumero, nimiketieto viivakoodina että numeroina, tuotteen selkokielinen nimi, tuotteen hälytysraja sekä pakkauskoko kerrannaistilaukselle. Ennalta määriteltyjen tilauskokojen vuoksi ylilyöntejä ei pääse tapahtumaan, eikä ylimääräinen tavara näin ollen pääse vanhenemaan tarpeettomana varastossa. Tämä taas tarkoittaa luonnollisesti selvää säästöä hankintojen osalta. 

Tehokas parivaljakko on löytänyt pieniä jatkokehityssuunnitelmia, jolla ratkaisu saadaan entistä tehokkaammaksi.

– Erityisesti juuri useita tuotteita sisältävien suoratoimitusnimikkeiden tilaamista helpottamaan olisi hyvä saada täsmällisen tuotteen valintamahdollisuus. Mahdollisesti myös etähallinta, he pohtivat. Vuonna 2012 Seinäjoen keskussairaalan viereen valmistuu lisärakennus, Y-talo, joka lisää sairaalan kokoa kolmanneksella.

– Ideaalitilanne onkin ottaa järjestelmä heti alusta alkaen käyttöön, Kiili ja Kokko suunnittelevat.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty! Olisiko nyt oikea hetki istua alas ja miettiä syksyä varten keinot, joilla... http://t.co/my22KthNyn

RT @HouseofRFID: In what store processes will you benefit the most from #RFID #technology? http://t.co/Y7KXBwKd37 #Retail #Accuracy #Invent…

Thanks for joining us @TxSystemsInc and have a nice weekend!

Hyvää tuulta, naurua ja iloa - viikko alkoi mitä parhaimmissa merkeissä! Onnea Mika, uusi Kvartaalin... http://t.co/7vCUpmyLwA

katso Twitter »