Itella

Ensimmäiset  kannettavat tiedonkeruulaitteet tulivat Itellan autonkuljettajien vakiovarusteiksi jo yli 10 vuotta sitten. Uudistuksen tuulet puhalsivat syksyllä 2007, kun Itella teki päätöksen tuhannen vanhan muistiinkeräävän laitteen vaihtamisesta Finn-ID:n toimittamiin Dolphin 9500 -mallisiin laitteisiin.

Lähes vuoden käytössä olleet laitteet mahdollistavat reaaliaikaisen tiedonsiirron gprs-datan avulla, mikä käyttövarmuuden ja teknisten ominaisuuksien rinnalla oli suurin syy laitekannan uusintaan. Toiminta jatkuu lähes ennallaan, mutta tiedonkulku, oma kuljetusten seuranta ja asiakkaiden palvelu tapahtuvat aikaisempaa paremmin.

– Uutta tekniikkaa ei käyttöönoteta ilman todellisia asiakas- ja liiketoimintahyötyjä, Itella Logistiikka Suomen kehityspäällikkö Jari Paasikivi toteaa.

Sisäinen kuljetusseuranta ja asiakkaan palveluketju paremmaksi reaaliaikaisin työvälinein

Kello 9:00 aamulla viimeinenkin ”keku ysi” (Keltainen kuljetus 9:00 -paketti) tulee olla toimitettu vastaanottajalleen. Itellan palvelulupaus on, että klo 12.00 mennessä tieto paketin toimituksesta on asiakkaan, niin lähettäjän kuin vastaanottajan, saatavilla Itellan Lähetysseurannan verkko- tai puhelinpalvelusta.

Mitä siis tekee jakeluauton kuljettaja kun kello on 12:01?

– Hän jatkaa kierrostaan ihan normaalisti, sillä tieto on jo järjestelmässä reaaliaikaisen jakelu- ja noutotiedonkeruusovelluksen ansiosta. Vielä puolitoista vuotta sitten kuljettaja olisi tehnyt yhden ylimääräisen keikan takaisin terminaaliin päästäkseen siirtämään tiedot muistiin keräävästä laitteesta telakan kautta taustajärjestelmään, kehityspäällikkö Jari Bister vastaa.

– Emme ole laskeneet, miten monta työtuntia pelkästään tämä edistysaskel säästää, mutta jo pääkaupunkiseudulla yhden auton edestakainen ajelu keskustasta Pasilaan saattaa viedä ruuhka-aikana reippaasti yli tunnin. Kun Suomen yli 30 terminaalin sadat autot tekevät tämän säästön päivittäin, puhutaan jo merkittävästä hyödystä, Paasikivi pohtii.

– Reaaliaikaisuuden myötä pystymme poikkeamatilanteessa (esim. jos kuljetus on myöhässä) kertomaan asiakkaalle missä auto milloinkin kulkee. Tarvittaessa voimme tehdä korjaavia toimenpiteitä ja hankkia toisen auton paikalle, Bister jatkaa ratkaisusta koituvien hyötyjen listaa.

150 000 tapahtumaa päivässä

Lähetyksen tiedot luetaan paketti- tai kollilapun viivakoodista laitteeseen niin tavaroiden lastaus-, luovutus- kuin noutovaiheessa. Suomessa Itella toimittaa joka arkipäivä ennen aamuyhdeksää nelisen tuhatta pakettia. Yhteensä erilaisia tiedonkeruutapahtumia jakelujen ja noutojen yhteydessä kertyy vuorokauden aikana jopa toistasataatuhatta.

– Paketteja jaetaan pääsääntöisesti klo 07:00 – 21:00 välillä. Jatkuvassa käytössä olevissa uusissa laitteissa on käyttöä helpottavat ergonominen näppäimistö ja iso näyttö, lisäksi laite kestää kolhuja lähes 2000 kuljettajan kovassa vauhdissa, Bister perustelee laitevalintaa.

Laitepäivityksen yhteydessä uudistettiin myös kuljettajien käyttämä sovellus, jonka toteutuksesta vastasi Logica Oy. Kuljettajat pääsivät mukaan käyttäjän kannalta loogisen sovelluksen suunnitteluun. Hanke pilotoitiin Keravalla, missä testattiin sen toimivuus todellisissa käyttötilanteissa. Pilotin jälkeen ratkaisu on otettu vaiheittain käyttöön muissakin Itellan terminaaleissa.

– Henkilökunnan vastaanotto uutta ratkaisua kohtaan oli positiivinen. Esimerkiksi osa kesätyöntekijöistä joutui koulutuksensa yhteydessä käyttämään myös vanhaa laitetta, mutta eivät olisi halunneet niitä lainkaan käyttää tutustuttuaan uuteen laitteeseen, Bister nauraa.

Kumppanit seuraavat palvelutason laatua

Service Level Agreement -palvelusopimuksen mukaisesti Finn-ID huolehtii Itellan käyttöomaisuuden hallinnasta mobiilipäätelaitteiden osalta. Sopimukseen kuuluu myös Finn-ID:n palvelun laadun mittaaminen niin huoltoprosessin kuin varalaitetoimitusten osalta. Finn-ID:n hallinnoimasta laiterekisteristä selviää, mihin terminaaliin kukin laite on toimitettu tai onko laite esimerkiksi huollossa. Jos laitteeseen tulee vika, käyttäjä tekee Finn-ID:lle palvelupyynnön Laiterekisteriin laitteen huoltamiseksi.

– Kun palvelupyyntö on tehty tiettyyn aikaan mennessä, Finn-ID lähettää varalaitteen käyttöön heti seuraavaksi työpäiväksi. Ja aina on laite saatu, niin kuin on sovittu. Palvelusopimuksen ansiosta emme joudu itse ylläpitämään varalaitevarastoa, mikä helpottaa meidän toimintaamme, Paasikivi kertoo.

Palvelun laadun tasoa valvotaan Itellassa palvelunvalvontaryhmässä ja siitä raportoidaan kirjallisesti.

– Finn-ID on ottanut vastuun kokonaisuudesta. Teknistä tukea on saanut aina kun sitä olemme tarvinneet, Paasikivi kiittelee hyvin toiminutta yhteistyötä.

– Finn-ID on myös juuri sopivan kokoinen kumppani. Ei liian pieni, sillä talosta löytyy korkeatasoista osaamista. Ei myöskään liian suuri, jolloin palvelun joustavuus hukkuisi byrokratiaan, Bister jatkaa.