Etelä-Karjalan sairaanhoitopiiri

Osastotilausratkaisu vapauttaa Etelä-Karjalan keskussairaalan henkilökunnan aikaa hoitotyöhön.

Etelä-Karjalan keskussairaalan osastotilausratkaisun käyttöönoton takana on jalo tavoite oikeasta työnjaosta.

– Hoitohenkilökuntaa on vaikea saada ja heidän työpäivänsä ovat hyvin hektisiä. Siksi haluamme taata sellaiset olosuhteet, että hoitajamme voivat rauhassa keskittyä siihen mitä heidän kuuluukin tehdä, eli potilaista huolehtimiseen, sairaanhoitopiirin johtaja Jouko Partanen painottaa.  

Lappeenrannassa sijaitsevan Etelä-Karjalan keskussairaalan sydäntautien, lasten ja kirurgian osastot pääsivät mukaan vuosien 2006–2007 vaihteessa aloitettuun osastotilausten kehittämistä koskevaan pilottiprojektiin.

Vielä puolitoista vuotta sitten näiden kolmen osaston hoitajat huolehtivat tarviketilausten tekemisestä potilastyönsä ohella. ”Varastovastuuvuorossa” oleva hoitaja kiersi osastonsa varastot ja kirjasi kynällä puutelistalle tarvittavat tuotteet desinfiointiaineista neuloihin, sidetarpeisiin ja erikoistarvikkeisiin. Tämän jälkeen lomakkeelle kirjoiteltu tilaus naputeltiin järjestelmään.

– Projektin aloitusvaiheessa saimme hoitajilta palautetta vanhan tilausjärjestelmän kankeudesta. Osastotilausten tekemisessä tapahtui sähläämistä, kun niitä tehtiin useita kertoja viikossa. Niin sai alkunsa ideointi uudistuneesta ja viivakoodiin perustuvasta osastotilausratkaisusta, projektista vastannut materiaalipäällikkö Aki Fihlman kertoo.

Osastotilausten tekeminen hoitajilta varastotyöntekijöille

Projekti alkoi pilotti-osastojen varastojen tyhjäyksellä ja kahden kuluneen vuoden kulutukseen perustuvalla arvioinnilla tulevaisuuden tarviketarpeista. EOQ-menetelmällä (Economic Order Quantity) määriteltiin tarvikepakkausten taloudellinen tilauskoko, joka ohjelmoitiin SAP:iin.

– Järjestelmästämme löytyy kaiken kaikkiaan jopa 8000 nimikettä, mutta näistä noin 1000 on materiaalikeskuksessa hyllytavarana. Pilottiosastojen käyttämistä tarvikkeista 96 prosenttia  saatiin viivakoodin alle, mikä helpottaa ja selkeyttää osastojen tilausprosessia. Viivakoodista ilmenee tarvikkeen nimike ja sille määritelty tilauskoko, joten tilaajan ei tarvitse itse pohtia, miten paljon tuotetta toimitetaan, Fihlman kertoo.  

Varastotyöntekijä kiertää osastojen varastot kerran viikossa läpi. Tällöin tämä ”näkymätön palvelija” sekä tuo tilatut tuotteet että tekee uudet tilaukset yhdellä kertaa ja täten häiritsee osastojen toimintaa mahdollisimman vähän.

Tilausprosessi alkaa lukemalla varaston ovessa oleva viivakoodi, joka kertoo kyseisen varaston kustannuspaikan. Tämän jälkeen hylly täytetään edellisen viikon tilauksilla. Lopuksi käydään läpi jokainen varastopaikka ja tarkistetaan onko tarvikkeita tarpeeksi. Hälytysrajan alittaneita tuotteita tilataan lisää seuraavalla viikolla toimitettavaksi. Tilaus tapahtuu lukemalla tuotteen viivakoodi osastotilauspäätteeseen. Materiaalikeskuksessa päätteen tiedot puretaan telakan kautta SAP:iin, josta tilaus lähtee eteenpäin.

Hoitohenkilökunta helpottui työmäärän vähenemisestä 

– Hoitohenkilökunta on ollut erittäin kiitollinen uudesta tilausjärjestelmästä, koska yksi aikaa syövä tehtävä on saatu eliminoitua. Muita saavutettuja hyötyjä ovat osastovarastojen tarvikemäärien optimointi ja sitä myötä tarvikkeiden taattu tuoreus, Partanen summaa.

– Hyvien kokemusten myötä ratkaisu tullaan laajentamaan myös sairaalan muille osastoille, miehet toteavat.